Cómo funciona Akuenta, paso a paso
Los tres primeros pasos se hacen una vez por cliente. Los tres últimos son el mes, y son los que Akuenta existe para acortar.
Das de alta al contribuyente y su e.firma
Una vez por cliente. La e.firma es lo que el SAT exige para el servicio de descarga masiva, y Akuenta la guarda sobre-cifrada.
Akuenta descarga los CFDIs del mes
Emitidos y recibidos, con sus complementos de pago. Puedes pedir la descarga cuando la necesites o dejarla programada por cliente, y entonces corre sola de madrugada.
Configuras el criterio fiscal de ese cliente
Lo que el sistema no puede deducir de los documentos lo declaras tú una vez: si el cliente tiene actividades mixtas, si aplica algún tratamiento particular. Si no declaras nada, Akuenta se comporta como si todo estuviera gravado, que es el caso más común y el más conservador.
Se calcula el IVA del mes
Por flujo de efectivo, con el orden del artículo 5-D: retenciones, arrastre de saldos a favor, proporción de acreditamiento cuando la declaraste, IVA de importación. Junto al resultado aparecen las banderas, cada una con el motivo por el que está ahí.
Capturas el prellenado del SAT y se concilia
Akuenta compara tu cálculo contra lo que el SAT trae precargado y, cuando hay diferencia, enumera las causas probables en lenguaje hipotético, con el documento que sustenta cada una. De ahí sale el papel de trabajo, en Excel con fórmulas vivas.
Se genera la DIOT y la revisas antes de cargarla
El archivo .txt sale de la misma vista del motor con la que se calculó la declaración, acompañado de su Excel espejo. Antes de dártelo, Akuenta lo revisa con sus validaciones previas. La carga en el portal del SAT la haces tú.
El mes que ya declaraste puede cambiar
Un proveedor timbra tarde y su factura aparece cuando tú ya presentaste; un comprobante que sí tenías se cancela meses después. Por eso Akuenta no da un periodo por cerrado. La descarga programada no se limita a los días recientes: una vez al mes vuelve a bajar los últimos 60 días de ese cliente, así que un comprobante tardío de ese periodo entra aunque el mes ya lo hayas declarado. Y por separado, cada día revisa contra el SAT si algo de lo que ya tienes fue cancelado. No es por bajar los CFDIs antes que nadie: es para que, cuando vuelvas sobre un mes anterior, lo que tengas enfrente coincida con lo que el SAT tiene hoy.
¿Cuánto tarda la primera vez?
El alta de un cliente con su e.firma toma unos minutos. La descarga del SAT depende del propio servicio del SAT y del volumen de facturas: no controlamos ese tiempo y no vamos a prometerte una cifra que no dependa de nosotros. Lo que sí está en nuestras manos —calcular, conciliar y generar la DIOT— es cuestión de segundos una vez que los documentos están dentro.